E-mail aziendale: il collaboratore ha gli stessi diritti del lavoratore subordinato

È noto che la corretta gestione della posta elettronica imponga al datore di lavoro l'adozione di una serie di misure idonee a garantire il rispetto della riservatezza e della dignità dei lavoratori.

Per quanto riguarda l'uso dell'account di posta elettronica è sancita una serie di misure fondamentali che il datore di lavoro è tenuto ad implementare nell'ambito della propria organizzazione:

• fornire adeguata informazione al collaboratore che deve avere piena contezza dell'uso esclusivamente aziendale della posta elettronica ad esso affidata;
• ribadire la natura aziendale della posta elettronica aziendale tramite il ricorso a policy di utilizzo che devono altresì rendere note le ragioni e le modalità di eventuali controlli. Inoltre, occorre delimitare con precisione e trasparenza ogni elemento afferente la corrispondenza elettronica, ivi compreso il luogo fisico di conservazione e il periodo di tempo che deve – in ogni caso – essere circoscritto, nel rispetto del principio di proporzionalità e pertinenza;
• utilizzare account relativi all'area organizzativa per lo scambio della corrispondenza che, ai fini di tutela commerciale ed organizzativa, debba essere conservata per un periodo di tempo più lungo.

Per quanto riguarda l'aspetto della conservazione delle mail di posta elettronica aziendale, l'interpretazione dell'Autorità segue quella di trasparenza, il datore di lavoro è tenuto a rendere noto al lavoratore delle modalità di conservazione. Anche in tale ipotesi, vale il principio di necessità e pertinenza che con l'entrata in vigore del GDPR si unisce a quello di finalità, minimizzazione e di limitazione della conservazione.

Gli account riconducibili agli ex collaboratori devono, pertanto, essere rimossi previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi e a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi. Il Garante ha stabilito l'illegittimità dell'operazione di re-indirizzamento dei messaggi in transito da una casella di posta elettronica di un ex lavoratore ad account di altri lavoratori.

L'interesse del datore di lavoro ad accedere alle informazioni necessarie all'efficiente gestione della propria attività, pertanto, deve essere contemperato con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte del collaboratore nonché dei terzi.